Formiamo l'unità di marketing interna al tuo studio
In questa pagina scoprirai...
...perché il marketing è una funzione aziendale interna e non un fornitore, e come formiamo da zero il reparto marketing del tuo studio o poliambulatorio.
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Tutte le informazioni sanitarie che stai per leggere sono state scritte da informatori sanitari professionisti, e revisionate da Medici regolarmente abilitati alla professione.
- Il marketing è in primo luogo una funzione aziendale, non un fornitore!
- Il resto dell'economia lo ha già capito (il mondo sanitario non sempre): i numeri dell'internalizzazione della funzione del marketing
- Fare o comprare: una decisione che ha una teoria alle spalle
- Il conto vero: perché sul lungo periodo la funzione interna costa meno
- Quando invece l'esterno in appalto serve davvero (e noi lo diciamo in onestà)
- Lead generation e lead acquisition: due mestieri diversi che nessuno distingue
- Il tempo di risposta: la variabile che decide quasi tutto
- La segreteria non è un centralino: è l'ultimo miglio del marketing
- L'integrazione marketing-segreteria è il motore del poliambulatorio moderno
- Lo studio patriarcale: un modello anacronistico che sta costando carissimo
- Il contesto di mercato: perché oggi è più urgente di ieri?
- Come formiamo la vostra unità di marketing interna, partendo da zero
- I ruoli che costruiamo: chi fa cosa nell'unità interna
- Gli indicatori che la vostra unità deve saper leggere
- Chi vi forma: metodo, credenziali e trasparenza
- Il modello ibrido e il passaggio di consegne
- Gli errori più frequenti quando si prova a fare tutto da soli
- Parliamone: il primo passo è capire dove state perdendo
- FAQ (domande frequenti)
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C'è una domanda che poniamo, prima o poi, a ogni titolare di studio o direttore di struttura sanitaria che ci contatta: "Chi si occupa del marketing, da voi?"
Nella grandissima maggioranza dei casi la risposta è una di queste due: "Lo facciamo fare a un'agenzia", oppure "Me ne occupo io, quando ho tempo".
Sono due risposte diverse, ma nascondono lo stesso identico problema: in quello studio il marketing non esiste come funzione aziendale.
Esiste come spesa esterna, oppure come hobby del titolare: in entrambi i casi non è governato da nessuno all'interno dell'organizzazione, non produce conoscenza che resti, e per questo difficilmente può crescere.
In qualsiasi altro settore economico questa condizione sarebbe considerata un'anomalia grave: nessuna azienda manifatturiera, nessuna catena distributiva, nessun operatore di servizi affiderebbe integralmente all'esterno la funzione che governa la relazione con il proprio mercato.
E questo, per un motivo ovvio: il marketing è l'unica funzione aziendale capace di spostare concretamente la percezione di valore e la volontà di acquisto di un dato target di potenziali clienti verso l'azienda, e pertanto non può essere consegnata a risorse che non hanno come unico obiettivo l'interesse dell'azienda stessa.
Nel settore sanitario privato italiano, invece, è ancora la norma affidare immagine, comunicazione e tutte le altre leve fondamentali del marketing mix a soggetti esterni, che spesso lavorano per più di un committente (e, ancor più spesso in ambito medico, per concorrenti in totale contrasto d'interessi tra di loro).
Questa pagina spiega perché questa norma è economicamente perdente, cosa dicono i dati sull'internalizzazione della funzione marketing nel resto dell'economia, e come costruiamo, formandola da zero, l'unità di marketing interna di uno studio medico, di un poliambulatorio o di una struttura sanitaria.


Non ti vendiamo un servizio: ti costruiamo una competenza
Il primo lo restituisci quando finisce il contratto, il secondo resta tuo per sempre.
È il contrario di quello che fa un'agenzia tradizionale, che ha tutto l'interesse a mantenerti dipendente.
Il marketing è in primo luogo una funzione aziendale, non un fornitore!

Partiamo dalle fondamenta, perché è lì che si trova quell'equivoco che impedisce, di fatto, a molti studi medici e poliambulatori di divenire davvero competitivi nel mondo della comunicazione.
Com'è noto a qualsiasi imprenditore, nell'organizzazione di una generica impresa esistono funzioni: amministrazione, produzione, acquisti, risorse umane, e marketing.
Queste funzioni, che si muovono per processi verticali (produttivi) o orizzontali (organizzativi) sono ambiti di responsabilità permanenti, presidiati da persone che appartengono all'organizzazione, che accumulano nel tempo conoscenza del contesto e che rispondono degli obiettivi assegnati.
Uno studio medico ha già, quasi sempre, un presidio amministrativo interno: qualcuno che emette le fatture, che tiene i rapporti con il commercialista, che gestisce gli incassi.
Nessuno studio, anche il più piccolo, si sognerebbe mai di dire "l'amministrazione la fa un'agenzia esterna e noi non ce ne occupiamo".
E allora perché la funzione che governa l'intera relazione con il mercato (cioè quella che determina quanti pazienti entrano, con quale qualità, a quale costo di acquisizione e con quale tasso di ritorno) viene trattata come un servizio da comprare a pacchetto?
La risposta storica è semplice: perché in Italia il marketing sanitario è nato tardi, e perché il Paese da ormai molti decenni vive in un 'quasi-mercato' sanitario, dove il Servizio Sanitario Nazionale ha, sino alla riforma ter dei fine anni '90, cannibalizzato de facto qualsiasi gruppo industriale serio, desideroso di provvedere ad un'alternativa reale e conveniente.
Basti pensare che la liberalizzazione della comunicazione professionale è arrivata soltanto nel 2006, con il cosiddetto decreto Bersani, e per una generazione intera di professionisti il marketing è stato prima vietato, poi tollerato, e infine subìto.
Non c'è stato dunque il tempo culturale perché diventasse una funzione, almeno fino all'arrivo della comunicazione pressoché istantanea di massa, propria del periodo storico che stiamo vivendo.
Quella spiegazione, oggi, non è più dunque una giustificazione: è soltanto un ritardo competitivo, e va colmato.
Attenzione: "funzione interna" non significa affatto "senza specialisti esterni".
Significa che esiste dentro l'organizzazione qualcuno che possiede la materia, che sa leggere un rapporto, che sa dire se una campagna sta funzionando o no, che sa cosa chiedere a un fornitore e sa riconoscere quando gli viene raccontata una storia.
Un'azienda con una funzione marketing interna continua a usare fornitori esterni: lo fa però da committente competente, non da cliente in balia di professionisti che, a ben vedere, non sempre potrebbero fare davvero l'interesse dell'azienda che commissiona la comunicazione e le strategie mercatologiche.
Ed è esattamente questa la differenza che genera valore economico: la capacità di governare la spesa, invece di limitarsi ad autorizzarla.
Il resto dell'economia lo ha già capito (il mondo sanitario non sempre): i numeri dell'internalizzazione della funzione del marketing
Quella che stiamo descrivendo non è una nostra opinione controcorrente: è la direzione che il mercato ha preso da circa vent'anni, pressoché ovunque tranne che nel settore sanitario privato italiano.
L'Association of National Advertisers (ANA), la principale associazione statunitense degli investitori pubblicitari, misura da tempo la diffusione delle strutture di marketing interne fra le aziende associate.
Il risultato è una progressione che non lascia molto spazio all'interpretazione:
- 2008 — Il 42% delle aziende dispone di una struttura di marketing interna;
- 2013 — La percentuale sale al 58%;
- 2018 — La percentuale raggiunge il 78% (report "The Continued Rise of the In-House Agency");
- 2023 — L'82% delle aziende ha una divisione interna di marketing che lavora esclusivamente in-house, con una previsione di stabilizzazione fra l'85 e il 90%.
Nella rilevazione del 2023, il 65% delle aziende dichiara di aver spostato all'interno, nei tre anni precedenti, attività prima affidate a fornitori esterni.
Il quadro internazionale conferma questi numeri: la World Federation of Advertisers, nella sua indagine sull'in-housing del 2023, rileva che il 66% delle grandi multinazionali dispone di una struttura di marketing interna, contro il 50% del 2020, con un ulteriore 21% che sta valutando di dotarsene.
Le motivazioni dichiarate sono, in ordine: l'efficienza di costo (83%), la velocità e agilità (76%), la migliore integrazione e conoscenza del brand (59% ciascuna).
Sul fronte della spesa, le rilevazioni Gartner sui budget di marketing hanno registrato una progressiva erosione della quota destinata alle agenzie esterne (dal 23,7% del 2020 al 23% del 2021), con il 29% delle aziende che nel 2021 dichiarava di aver internalizzato attività prima esterne nei dodici mesi precedenti.
Questi numeri, tradotti in linguaggio pratico, dimostrano una cosa molto semplice: tutto il resto dell'economia sta costruendo competenza dentro casa.
Gli studi medici italiani però, in larghissima parte, no.
Fare o comprare: una decisione che ha una teoria alle spalle
La scelta fra internalizzare un'attività e acquistarla sul mercato (quella che in economia d'impresa si chiama make or buy) non è una questione di preferenze: è una delle decisioni più studiate della teoria dell'impresa.
Il punto di partenza è Ronald Coase, che nel 1937, con The Nature of the Firm, spiega perché le imprese esistono: perché ricorrere al mercato ha dei costi (cercare il fornitore, negoziare, redigere il contratto, controllare che faccia ciò che ha promesso) e quando questi costi di transazione superano il costo di coordinare l'attività internamente, conviene internalizzarla.
Oliver Williamson ha poi sviluppato e standardizzato questo criterio: si internalizza quando l'attività è ad alta specificità (richiede conoscenze dedicate a quel contesto e non trasferibili), ad alta frequenza (si ripete in continuazione) e ad alta incertezza (è difficile scrivere un contratto che preveda tutto).
Ora applichiamo questo standard di valutazione al marketing di uno studio medico:
- È un'attività specifica? Estremamente: dipende dalla specializzazione clinica, dal bacino, dal posizionamento, dai vincoli deontologici, dal singolo professionista.
- È frequente? Certo, è quotidiana.
- È incerta? Totalmente: nessun contratto potrà mai specificare in anticipo cosa fare quando cambia un algoritmo, quando arriva un concorrente, quando vi è un calo brusco di pazientela, quando si deve vendere un pacchetto trattamenti o chirurgico a pazienti molto differenti tra di loro (per psicologia o capacità di spesa) o quando una recensione negativa richiede una risposta entro poche ore.
Secondo i tre criteri di Williamson, quindi, il marketing sanitario è un candidato da manuale all'internalizzazione.
C'è poi il secondo argomento, quello della strategia: Prahalad e Hamel, nel loro celebre lavoro del 1990 sulle core competence, sostengono che le competenze distintive dell'impresa vadano tenute all'interno, e che all'esterno vadano date solo le attività non distintive.
Jay Barney, con la resource-based view (1991), aggiunge che il vantaggio competitivo durevole nasce da risorse difficili da imitare e da sostituire.
La domanda diventa allora una sola, e non è retorica: per uno studio medico privato, per un poliambulatorio o una clinica la capacità di attrarre e convertire pazienti è una competenza distintiva o è un'attività accessoria?
Se la risposta è la prima (e nel mercato attuale non può essere altro) allora quella competenza non può vivere interamente fuori dall'organizzazione, rendendo l'internalizzazione non un'opzione, ma una necessità.
Il conto vero: perché sul lungo periodo la funzione interna costa meno

Noi di Promozione Medica siamo sempre onesti fin da subito, perché è l'unico modo di essere credibili: internalizzare costa di più all'inizio.
Sempre, in qualsiasi circostanza, in qualsiasi settore medico o sanitario si operi: non è una variabile booleana (vero o falso), ma una variabile che, al massimo, cambia nel costo totale dell'operazione.
Formare una persona richiede tempo, e il tempo dedicato alla formazione è tempo sottratto ad altro: è probabile (non certo, ma probabile) che nei primi mesi l'unità interna produca meno di quanto produrrebbe un fornitore già rodato, e in parallelo spesso si continua a spendere per l'affiancamento.
Chiunque vi dica il contrario vi sta mentendo: creare da zero una struttura non è una ristrutturazione, e ha tempi e costi differenti da essa.
Il punto è che questo costo maggiore e questo investimento temporale altrettanto cospicuo vive in un lasso di tempo limitato (da pochi mesi a circa un anno, di media), mentre la decisione va presa prendendo a riferimento un orizzonte di svariati anni, quelli in cui il vostro studio opererà.
Le rilevazioni disponibili sul confronto fra struttura interna e struttura esterna, condotte per conto dell'ANA, indicano che a parità di risultato replicare esternamente lo stesso team costerebbe in media il 60% in più, che i tempi medi di consegna della struttura interna sono inferiori del 25%, e che sui deliverable a bassa complessità il risparmio si colloca fra il 25% e il 44%.
Ma i numeri più interessanti, per un titolare di studio, sono altri due, e il primo riguarda la durata dei rapporti con i fornitori.
Sempre secondo la rilevazione ANA/4As del 2025, la durata media di un rapporto cliente-agenzia si attesta intorno ai sette anni, in netta crescita rispetto ai 3,2 anni del 2016, ma con differenze marcate per tipologia: le agenzie che si occupano esclusivamente di media si fermano a 3,7 anni.
Il secondo riguarda il costo di cambiare fornitore: la stessa rilevazione stima in oltre 400.000 dollari il costo medio di un processo di selezione di una nuova agenzia per una grande azienda.
Uno studio medico di piccole o medie dimensioni non spende quelle cifre, ovviamente, ma il meccanismo che quei numeri descrivono lo vive identico, e in proporzione lo paga di più, perché ha meno struttura per assorbirlo.
Ogni volta che cambiate fornitore, infatti, succede questo: tutta la conoscenza accumulata su di voi esce dalla porta, e chi s'è visto, s'è visto.
Brutale, spietato, ma reale: quando interrompete la collaborazione con la vostra agenzia di marketing e comunicazione, perdete per sempre la competenza accumulata dalla stessa proprio grazie al vostro studio.
Competenza che, ovviamente, sarà sfruttata dall'agenzia con un vostro competitor, che diventerà il loro nuovo cliente: funziona così in ogni settore del commercio, in ogni parte del mondo.
E difatti, agenzie di livello e iper-specializzate, sono diventate tali proprio grazie alla grande esperienza accumulata con i loro clienti nel passato, che ora possono rivendere ai nuovi clienti attuali e del futuro.
Chi conosceva il vostro posizionamento, le vostre prestazioni marginali, i vostri pazienti tipo, le vostre stagionalità, gli errori già commessi e già corretti se ne va con quella conoscenza in tasca, e voi ricominciate da capo con qualcuno che dovrà rifare lo stesso percorso, con i vostri soldi e con il vostro tempo.
Nel modello interno, invece, quella conoscenza si sedimenta nell'organizzazione: se una persona se ne va, la struttura resta, le procedure restano, i dati restano, e il subentrante riparte da un patrimonio esistente e non da zero.
È esattamente la stessa logica del patrimonio SEO organico di cui parliamo nelle nostre pubblicazioni scientifiche: è un asset che si costruisce lentamente e che, una volta costruito, continua a rendere.
La competenza interna è un asset di quel tipo: la fattura di un fornitore, invece, non lo è mai stata e mai lo sarà.
Quando invece l'esterno in appalto serve davvero (e noi lo diciamo in onestà)
Sarebbe disonesto, oltre che poco credibile, sostenere che l'internalizzazione sia sempre e comunque la scelta giusta.
Non lo è, e i dati stessi lo dimostrano: nella rilevazione ANA del 2023 il 92% delle aziende dotate di struttura interna continua comunque a lavorare anche con agenzie esterne.
La letteratura di settore segnala difatti, e con onestà, i limiti dell'internalizzazione, che sono:
- Il tetto di competenza specialistica
Ci sono discipline che evolvono troppo in fretta perché una singola persona interna possa restarvi al passo lavorando da sola, e questo è vero soprattutto nei settori iper-normati (come quello sanitario) e quando la funzione interna del marketing è comunque piccola e poco scalabile; - Il costo fisso
Una struttura interna è un costo che non si comprime nei periodi di rallentamento, mentre un contratto esterno si può ridurre o sospendere (anche se, teoricamente, fermare il marketing è un'operazione quasi sempre deleteria che non porta vantaggi reali all'azienda ma anzi, è quasi certamente fonte di peggioramento); - L'autoreferenzialità
L'esposizione costante a un solo contesto può produrre perdita di prospettiva: chi lavora solo sul vostro studio smette, col tempo, di sapere cosa succede fuori, specie se non è costantemente aggiornato con seminari, workshop, certificazioni e master specialistici; - La dipendenza dalla direzione
Se chi guida l'organizzazione non presidia la funzione, il team interno viene trattato come un servizio a chiamata invece che come una risorsa strategica, e diventa inefficiente (problema che può comunque essere affrontato mettendo a controllo un dirigente specifico, che però deve essere retribuito, aumentando dunque i costi della funzione).
Ecco perché il modello che proponiamo non è "interno anziché esterno": è interno per il quotidiano, esterno per lo specialistico e, parzialmente, per il controllo.
All'interno vanno le attività ad alta frequenza e ad alta specificità: la gestione dei contatti in arrivo, la relazione con il paziente, i contenuti clinici, il presidio dei canali locali, la lettura quotidiana dei dati, il coordinamento con l'agenda, l'acquisizione dei pazienti che provengono dalla lead generation (lead acquisition), la comunicazione giornaliera e la calendarizzazione delle attività di rete.
All'esterno restano le attività ad alta specializzazione e a bassa frequenza: le impostazioni tecniche complesse, gli interventi straordinari, la verifica deontologica, la produzione audiovisiva professionale, il restyling d'immagine e soprattutto lo sguardo esterno periodico che impedisce l'autoreferenzialità.
È un modello di tipo ibrido, ed è il modello che, storicamente, funziona meglio in tutti i settori in cui è stato misurato.
Quando i risultati non arrivano, la colpa è sempre di chi gestisce?
Spesso è così, almeno ad una prima vista, ma spesso tale colpa ricade sui processi interni di un'azienda, o almeno di un suo comparto.
Difatti, anche se spesso si crede il contrario, è raro che un fallimento di un progetto sia imputabile solamente alla dirigenza o aun numero ristretto di manager: molto più comunemente, quando le cose 'vanno male', è perché ci sono stati problemi direttivi, ma anche progettuali, organizzativi, produttivi, comunicativi, d'erogazione e di distribuzione.
Tendenzialmente, seguendo la natura sociale dell'Homo Sapiens a evitare di essere estromesso dalla comunità in cui vive, i dipendenti di un'azienda si adattano alle condizioni che trovano e che risultano maggioritarie a livello comportamentale, all'interno dell'azienda stessa.
Questo vuol dire che una risorsa fresca, entrata come potenzialmente molto produttiva, se trova poi un ambiente demotivato, lassista e poco organizzato tenderà ad adattarsi ad esso, e difficilmente provvederà a sforzarsi invece di cambiare l'ambiente e renderlo maggiormente produttivo.
Esistono pur sempre casi particolari di risorse che hanno di fatto cambiato una realtà col loro carattere e determinazione, ma sono casi estremamente rari nel totale, e pertanto devono essere considerati eccezionali.
L'adattamento al peggio e mai al meglio è un noto problema di ogni azienda, e la Pubblica Amministrazione italiana qualcosa ne sa, tanto per citare un caso quasi da manuale.
Ecco perché è di estrema importanza, parlando di una funzione fondamentale come quella del marketing, impedire che gli elementi migliori vadano altrove, mettendo dunque in pericolo non solo la memoria storica dell'azienda, ma anche creando le condizioni affinché altri elementi migliori, prendendo esempio dai loro colleghi, siano poi incentivati ad andarsene.
Monitorare lo stato di soddisfazione dei dipendenti, prevenire disguidi e piccole frizioni quotidiane, pagare il giusto per le competenze e lasciare autonomia decisionale non sono opzioni che uno studio medico può scegliere, in fatto di marketing: sono obblighi, che determinano il mantenimento dei processi che, su un perido spesso molto lungo, garantiscono poi i risultati.
Lead generation e lead acquisition: due mestieri diversi che nessuno distingue

La differenza tra lead generation e lead acquisition è il punto tecnico centrale di tutto il percorso formativo che mira a costruire una solida struttura di marketing digitale, ed è anche il punto in cui si perde la maggior parte del denaro investito in pubblicità sanitaria in Italia.
Nel linguaggio corrente le due espressioni vengono usate come sinonimi: non lo sono, e confonderle è pericoloso e costoso.
La lead generation è la fase di attrazione del potenziale paziente: produce contatti, cioè i lead.
È il lavoro delle campagne, dei contenuti, del posizionamento, dei moduli di contatto, delle call-to-action in generale.
Il suo risultato è un nome, un numero di telefono, una richiesta attiva e reale.
La lead acquisition (insieme alla qualificazione e alla coltivazione del contatto) è la fase di conversione: trasforma quel contatto in un paziente reale che si presenta in studio.
È il lavoro di chi risponde, di chi seleziona, di chi qualifica, di chi richiama, di chi spiega, di chi accompagna.
La letteratura di marketing operativo distingue da tempo il contatto qualificato dal marketing (MQL, Marketing Qualified Lead: ha manifestato interesse ma non è ancora pronto) dal contatto qualificato per la fase commerciale (SQL, Sales Qualified Lead: è pronto per un contatto diretto), e chiama lead nurturing il processo che accompagna il primo verso il secondo.
Applicato a uno studio medico, questo significa una cosa molto concreta: una richiesta di informazioni non è un paziente.
È una persona che sta valutando, spesso spaventata, quasi sempre in confronto con altre due o tre strutture, e che diventerà vostra paziente solo se qualcuno l'accompagna con competenza.
Ecco perché lo schema che vediamo praticare quasi ovunque (si spende in campagne, i contatti arrivano, e poi finiscono in un foglio o in una casella di posta che qualcuno guarda "quando può") non è un problema di marketing.
È un problema di organizzazione, e nessuna agenzia esterna può risolverlo dall'esterno, perché la conversione avviene dentro il vostro studio, con il vostro personale.
Il tempo di risposta: la variabile che decide quasi tutto
Se dovessimo insegnare al vostro personale una sola cosa, e avessimo a disposizione una sola ora per farlo, insegneremmo questo assioma: il tempo passato dalla richiesta di un potenziale paziente al ricontatto è inversamente proporzionale alla possibilità che tale potenziale paziente diventi un paziente reale.
La ricerca più citata sul tema è lo studio sulla gestione della risposta ai contatti condotto da James Oldroyd (Kellogg/MIT) insieme a InsideSales.com, presentato nel 2007 e basato su tre anni di dati, oltre 15.000 contatti e oltre 100.000 tentativi di chiamata.
I risultati sono ben evidenti, e hanno col tempo fatto scuola nel settore della lead acquisition:
- Contattare un lead dopo 5 minuti anziché dopo 30 minuti rende la probabilità di riuscire a parlarci 100 volte maggiore, e la probabilità di qualificarlo e farlo divenire un cliente reale 21 volte maggiore;
- Superata la prima ora, la probabilità di contatto crolla di oltre 10 volte e quella di qualificazione di oltre 6 volte.
Gli stessi autori hanno pubblicato nel 2011 su Harvard Business Review l'articolo "The Short Life of Online Sales Leads", con due rilevazioni ancora più eloquenti.
Su 2.241 aziende analizzate: solo il 37% rispondeva entro un'ora, il 16% entro le 24 ore, il 24% oltre le 24 ore, e il 23% non rispondeva mai.
Il tempo medio di risposta, fra chi rispondeva, era di 42 ore.
Sulla seconda rilevazione (1,25 milioni di contatti di 42 aziende) è emerso che contattare entro un'ora rende quasi 7 volte più probabile qualificare il contatto rispetto ad aspettare anche solo un'ora in più, e oltre 60 volte più probabile rispetto ad aspettare 24 ore o più.
Dati più recenti prodotti dagli stessi operatori del settore, su un campione dichiarato di oltre 55 milioni di attività commerciali relative a 5,7 milioni di contatti in oltre 400 aziende, indicano che soltanto lo 0,1% dei contatti in arrivo viene effettivamente ingaggiato entro cinque minuti, e che il 57,1% dei primi contatti telefonici avviene dopo più di una settimana.
Ora fermiamoci un momento e traduciamo tutto questo nella realtà di uno studio medico italiano.
Il paziente compila il modulo alle 15:40.
La segreteria è impegnata all'accettazione, poi c'è il cambio turno, poi il modulo viene visto la mattina dopo, e la chiamata parte alle 11:20 del giorno successivo, cioè venti ore dopo.
Nel frattempo quella persona ha compilato altri due moduli, e almeno uno degli altri due studi ha richiamato.
Quel contatto lo avete pagato voi, ma il paziente reale lo prende un altro.
Questo è il motivo per cui non ha senso ottimizzare le campagne di uno studio in cui nessuno è addestrato, autorizzato e organizzato per rispondere in tempo: state riempiendo d'acqua un secchio bucato, e state pagando (a considerevole prezzo) l'acqua.
Una nota metodologica, perché la correttezza delle fonti per noi conta.
Lo studio Oldroyd del 2007 e l'articolo su Harvard Business Review del 2011 sono ricerche con campione e metodologia dichiarati, condotte però in ambito prevalentemente commerciale statunitense e non specificamente sanitario.
I dati più recenti sullo "speed to lead" che circolano in rete provengono in larghissima parte da fornitori di software commerciali, e vanno letti per quello che sono: indicazioni di settore, non evidenza scientifica indipendente.
Noi li usiamo come ordine di grandezza di un fenomeno reale e ampiamente osservato, non come una legge fisica.
La direzione, però, è confermata da tutto ciò che abbiamo visto sul campo in vent'anni: chi risponde prima (e con competenza) converte di più.
La segreteria non è un centralino: è l'ultimo miglio del marketing

In quasi tutti gli studi che analizziamo e che chiedono il nostro supporto, il marketing e la segreteria sono due mondi che non si parlano.
Il marketing digitale, che al momento muove oltre il 70% delle richieste esterne di un moderno studio medico, quando è ben strutturato con una precisa strategia sposta la percezione del valore percepito dalla pazientela, produce contatti e li "consegna".
La segreteria li riceve insieme a tutto il resto: il telefono che squilla, i pazienti al bancone, i richiami, i pagamenti, le disdette, il magazzino.
Se gli operatori della segreteria non sono stati già adeguatamente formati, cioè se nessuno gli ha mai spiegato che quei contatti hanno un costo unitario, che quel costo è stato pagato dallo studio, e che il modo in cui vengono trattati nei primi minuti è determinante, quel denaro non produce un paziente o si volatilizza.
E questo succede quasi sistematicamente se il personale della segreteria non ha mai ricevuto uno script, un ordine di priorità, un tempo massimo di risposta, un modo di qualificare l'urgenza clinica, una procedura per il secondo e il terzo tentativo, un sistema per registrare l'esito.
Questa mancanza metodologica, spesso completamente ignorata dai titolari di studio produce poi un risultato conseguente ed inevitabile: quando i numeri non tornano, si conclude che "la pubblicità non funziona".
C'è un dato scientifico che vale la pena citare, perché è uno dei pochi con disegno sperimentale reale su questo terreno, ed è uno studio prospettico randomizzato pubblicato nel 2010 sull'American Journal of Medicine, che ha confrontato tre modalità di promemoria dell'appuntamento in ambito ambulatoriale, misurando il tasso di mancata presentazione, da cui sono emersi questi dati interessanti:
- Promemoria effettuato da personale della struttura: 13,6% di assenze;
- Promemoria automatizzato: 17,3%;
- Nessun promemoria: 23,1%
Il dato dice due cose insieme, ed entrambe contano parecchio, proprio nell'ottica dell'addestramento adeguato del personale di segreteria e della sua integrazione (non sostituzione) col reparto di marketing interno dello studio medico.
La prima: presidiare la relazione riduce le perdite di quasi dieci punti rispetto al non farlo.
La seconda, ed è quella che tutti dimenticano: la persona batte l'automazione.
La batte sempre, la batte sistematicamente: perché nessun paziente, specie in momento di sofferenza, vuole sentirsi considerato un mero caso clinico, un numero in più o una fattura sanitaria.
In un'epoca in cui a ogni studio viene venduto un chatbot, un sistema automatico o un'intelligenza artificiale che "gestisce i pazienti al posto tuo", questo dato merita di essere ricordato: gli strumenti servono a mettere le persone in condizione di lavorare meglio, non a sostituirle nella relazione.
In sanità, dove la materia del contendere è la paura di un paziente, questo vale il doppio.
L'integrazione marketing-segreteria è il motore del poliambulatorio moderno
Nei poliambulatori e nelle strutture con più professionisti, quello che negli studi piccoli è un'inefficienza diventa un problema strutturale di scala.
Il motivo è aritmetico: in una struttura con più branche, il contatto in arrivo non deve solo essere gestito in fretta, deve essere anche indirizzato correttamente.
Sbagliare l'attribuzione significa mandare un paziente dal professionista sbagliato, sprecare uno slot di agenda che era prenotabile e produrre insoddisfazione su entrambi i lati.
L'unità di marketing interna di una struttura moderna, integrata con la segreteria, è progettata dunque per presidiare un ciclo che è sempre lo stesso:
- Intercettazione: il contatto arriva da un canale identificato e tracciato, e si sa da quale;
- Risposta immediata, entro un tempo massimo definito, non "appena possibile";
- Qualificazione: si capisce di cosa ha bisogno la persona, con quale urgenza clinica e per quale branca;
- Attribuzione: si indirizza al professionista e allo slot corretti, in funzione anche della marginalità della prestazione;
- Conferma e promemoria, presidiati da una persona, per abbattere le mancate presentazioni;
- Registrazione dell'esito: ogni contatto ha uno stato, e nessuno si perde;
- Coltivazione del non convertito: chi non ha prenotato non è un contatto morto, ma è un contatto da riprendere;
- Richiamo e fidelizzazione: il paziente acquisito rientra nel ciclo dei controlli;
- Misurazione: costo per contatto, tasso di risposta, tasso di conversione, valore medio, tasso di ritorno
Nessuno di questi passaggi può essere svolto da un fornitore esterno, perché avvengono tutti dentro la struttura, sul suo gestionale, con la sua agenda e con le sue persone.
Ed è per questo che diciamo, senza esitazione, che l'integrazione fra marketing e segreteria è il vero motore economico del poliambulatorio contemporaneo.
Non le campagne a pagamento, e neppure il posizionamento organico: quelle sono il carburante.
Il motore è l'organizzazione che trasforma il carburante in movimento.
Uno studio con campagne mediocri e un'organizzazione eccellente fattura più di uno studio con campagne eccellenti e un'organizzazione assente.
Lo abbiamo visto succedere decine di volte, e non è un paradosso: è semplicemente il punto in cui si misura la conversione.
Lo studio patriarcale: un modello anacronistico che sta costando carissimo

Arriviamo al punto più scomodo di questa pagina, e lo affrontiamo apertamente perché è il vero ostacolo al cambiamento in moltissime realtà italiane.
Esiste, nel settore sanitario privato, un modello organizzativo che possiamo chiamare patriarcale: lo studio in cui il titolare decide tutto, personalmente e da solo.
Le tariffe, gli orari, la comunicazione, le assunzioni, le risposte alle recensioni, il tono delle telefonate, l'acquisto delle apparecchiature.
Tutto passa da lui, tutto aspetta lui, tutto si ferma quando lui non c'è.
Va detto con rispetto, perché quel modello ha avuto una sua ragione storica e ha costruito realtà professionali di grande valore: in un mercato non concorrenziale, con una domanda superiore all'offerta e senza pressione digitale, funzionava.
Il professionista bravo si riempiva l'agenda per reputazione diretta, e l'organizzazione era un dettaglio.
Quel mercato non esiste più per pressoché qualsiasi branca della Medicina, e oggi lo stesso modello produce quattro danni misurabili, che vale la pena elencare.
Primo danno: il collo di bottiglia decisionale
Se ogni decisione deve passare dal titolare, e il titolare è in sala operatoria o alla poltrona otto ore al giorno, la velocità di reazione dell'organizzazione è pari a zero.
In un contesto in cui, come abbiamo visto, la differenza fra convertire e non convertire si misura in minuti, questo da solo basta a distruggere il rendimento di qualunque investimento pubblicitario.
Secondo danno: la delega senza competenza
Nel modello patriarcale il personale non viene formato: viene istruito.
Gli si dice cosa fare caso per caso, non gli si insegna a decidere.
E questo modus di formazione, tra l'altro ben comune a quasi tutte le PMI italiane, è poi responsabile della bassa richiesta di personale altamente istruito (laureati), che a sua volta genera la bassa propensione dei giovani italiani a proseguire gli studi accademici.
Il risultato è un organico che non sa muoversi in autonomia, che non ha capacità di valutazione autonoma né di ragionamento complesso attinente, che chiede continuamente conferma, e che di fronte a una situazione nuova si blocca invece di risolvere.
È il contrario di ciò che serve a una struttura che vuole crescere.
E, va detto, è anche profondamente demotivante per persone competenti (che infatti se ne vanno quando possono) portandosi via la poca conoscenza accumulata.
Terzo danno: le decisioni per intuizione anziché per dati
Il titolare-padrone decide sulla base della propria percezione: "quest'anno va male", "questa campagna non funziona", "i pazienti non vogliono spendere".
Sono impressioni, non misure, e quasi sempre sono sbagliate, perché la percezione di chi sta dentro il processo è la fonte di dati meno affidabile che esista.
Una funzione marketing interna, adeguatamente formata, porta il dato al tavolo.
E quando il dato arriva al tavolo, la discussione cambia natura: non si discute più di opinioni, si discute di numeri.
Quarto danno: il valore dell'attività non si trasferisce
È l'aspetto che nessuno considera finché non è troppo tardi, purtroppo: uno studio interamente costruito sulla persona del titolare, alla cessione o al passaggio generazionale, non vale quasi nulla come azienda, perché ciò che si vende è la reputazione personale di qualcuno che se ne sta andando.
Uno studio dotato di funzioni, procedure, dati e persone formate vale come organizzazione, perché continua a funzionare anche cambiando il nome sulla porta.
Diciamolo senza attenuazioni, perché crediamo sia doveroso: il modello patriarcale non è soltanto superato, è oggi attivamente dannoso.
Danneggia il professionista, che si condanna a lavorare fino all'ultimo giorno senza costruire nulla di trasferibile.
Danneggia il personale, che non cresce e non ha nessuna possibilità di farlo.
Danneggia il paziente, che riceve un servizio più lento e meno curato.
E danneggia il mercato, perché tiene artificialmente basso il livello competitivo di un intero settore, lasciando spazio a operatori industriali che quel livello lo hanno alzato da tempo.
La buona notizia è che si cambia.
Non è una questione di età, né di attitudine: è una questione di metodo, e il metodo si insegna.
Il contesto di mercato: perché oggi è più urgente di ieri?
Chi pensa che ci sia ancora tempo per adattarsi e assecondare la forza dirompente del mercato, dovrebbe guardare due serie di numeri.
La prima riguarda la densità professionale.
Secondo i dati della FNOMCeO, gli odontoiatri iscritti all'Albo in Italia sono 63.998 al 31 dicembre 2025: una delle densità operative più elevate d'Europa, in un mercato in cui la domanda di prestazioni differibili resta strutturalmente compressa.
La seconda riguarda la spesa privata.
Secondo l'ottavo Rapporto GIMBE sul Servizio Sanitario Nazionale, presentato nell'ottobre 2025, la spesa sanitaria sostenuta direttamente dalle famiglie italiane nel 2024 è stata di 41,3 miliardi di euro, pari al 22,3% della spesa sanitaria totale, ben oltre la soglia del 15% raccomandata dall'Organizzazione Mondiale della Sanità.
Nello stesso rapporto si stima che le persone che hanno rinunciato a curarsi siano passate da 4,1 milioni nel 2022 a 5,8 milioni nel 2024.
Questi due numeri, letti insieme, descrivono esattamente il mercato sanitario in cui si opera attualmente: un'offerta privata numerosa e in competizione, e una domanda che paga di tasca propria, che è sotto pressione economica e che quindi sceglie con attenzione crescente.
In un mercato così, la qualità clinica è la condizione d'ingresso, non il fattore differenziante.
Sono bravi tutti, o almeno tutti lo dichiarano, e il paziente non ha strumenti per distinguere.
Ciò che distingue è quanto siete trovabili, quanto siete credibili, e quanto siete rapidi e curati quando quella persona vi contatta.
Tutte e tre queste cose sono lavoro di marketing, e tutte e tre si presidiano meglio da dentro che da fuori.
Il 26 maggio del 1999, dopo essersi incontrate nella fase a gironi, Manchester Utd e Bayern Monaco si ritrovano in finale di Champions League a Barcellona.
La gara parte coi tedeschi che spadroneggiano a centrocampo e dopo appena sei minuti passano in vantaggio grazie a un calcio di punizione di Mario Basler che beffa Peter Schmeichel, lo storico portiere del Manchester Utd sul proprio palo.
La gara si mantiene sull'1 a 0 per i bavaresi per tutta la partita, senza grossi spunti da parte degli inglesi, che vedono ormai la disfatta quando l'arbitro italiano, Pierluigi Collina, concede solo 3 minuti di recupero ai 90 regolamentari.
Ma in quei tre minuti succede di tutto: l'attempato Sheringham corregge un tiro quasi innocuo di Ryan Giggs, agguantando il pareggio in extremis.
Infine, sugli sviluppi di un calcio d'angolo, Solskjær è fin troppo bravo e veloce a girare sotto la traversa il gol del vantaggio, che regala al Manchester Utd la coppa che mancava loro da trentuno anni.
Sembra un sogno incredibile, specie considerando che è successo tutto in soli tre minuti, ma in realtà è la coronazione di un progetto partito molti anni prima, quando nel 1986 la società decise di dare fiducia ad un giovane allenatore scozzese, Alexander Chapman Ferguson.
Sir Ferguson rimarrà alla guida del Manchester Utd per quasi 27 anni (record incredibile per il campionato inglese e anche paragonato a livello internazionale), e vincerà tutto quello che si potrà vincere, selezionando, formando e lanciando alla ribalta mondiale campioni come David Beckham, Cristiano Ronaldo, Wayne Rooney, Gary Neville e tanti altri.
Quando, nel 2003, il giovane David Beckham, ormai divenuto l'ala più forte al mondo, venne venduto al Real Madrid per oltre 30 milioni di Euro, ai tifosi inferociti venne risposto dalla dirigenza del Man U, in maniera peraltro molto distaccata e razionale, che: "I giocatori vanno e vengono, Sir Ferguson rimane. E questa è l'unica certezza che avevamo, abbiamo e sempre avremo".
Perché il Manchester Utd non ha mai esonerato Alex Ferguson, anche in caso di clamorose sconfitte e stagioni non esaltanti?
Per riconoscenza dopo i tanti trofei vinti, forse?
Forse, anche, ma di certo non solo: perché lui, per quasi 30 anni, era la memoria storica di un percorso manageriale e formativo in cui l'azienda aveva puntato, investito e sviluppato, partendo già dalla fase del vivaio primaverile della società.
Lui ha personalmente selezionato, accudito, formato e pianificato le carriere di giocatori che sarebbero diventati non solo fondamentali per il ruolo di squadra del Manchester Utd, ma anche per i conti economici, con vendite effettuate a cifre da capogiro.
E dietro Sir Alex, ovviamente c'era un'intera sua equipe di selezionatori, talent scout e personale tecnico, che sapeva perfettamente come, quando e con che modalità operare per far quadrare tutte le selezioni, fino a far divenire le giovani promesse dei campioni.
Un investimento lungo, di certo costoso e faticoso, ma ben riuscito: Sir Ferguson non ha portato solo risultati, ha costruito processi.
La storia di Alex Ferguson e quella del Manchester Utd è uscita da tempo dal mero settore sportivo per essere studiata anche a livello accademico: è un esempio raro, ma quasi perfetto, di progettazione manageriale a lungo termine in-house, che porta prima alla costruzione di processi e poi, come conseguenza, a risultati.
Ricorda sempre che quando il tuo studio medico perde, per tanti motivi, una risorsa (che sia interna dipendente, o esterna in consulenza) non sta perdendo solo quello che quella risorsa poteva produrre, ma sta perdendo un processo che, in vari livelli, era integrato verticalmente all'interno della tua attività o struttura aziendale.
E con quel processo, a meno che tu non abbia già una solida rete di senior che possono rapidamente formare nuovi elementi, perdi anche la sua correlata memoria storica: è quella che, alla fine, garantisce la sussistenza del tuo business.
Come formiamo la vostra unità di marketing interna, partendo da zero

Il percorso che proponiamo è modulare e si adatta alla dimensione della struttura: non serve un reparto, in uno studio di tre persone.
Serve che una persona sappia, e che tutte sappiano la propria parte.
Ecco l'architettura del programma.
Fase 0 — Diagnosi organizzativa
Prima di insegnare qualsiasi cosa, il modulo misura com'è la situazione oggi: come arrivano i contatti, chi li riceve, in quanto tempo vengono lavorati, quanti se ne perdono e in quale punto esatto del percorso.
Senza questa fase la formazione è generica, e la formazione generica non produce cambiamento.
Modulo 1 — Fondamenti di marketing sanitario
Per formare una generica risorsa, è necessario che tale risorsa abbia gli strumenti adeguati per capire la sua istruzione, altrimenti sarebbe costretta a memorizzare tutto senza veramente apprendere nulla.
Ecco perché ci assicuriamo che chi deve presidiare al marketing interno della struttura sanitaria sia non solo operativo, ma riesca a capire cose del tipo:
- Che cos'è il marketing e che cosa non è;
- Il mercato sanitario e le sue asimmetrie informative;
- Il concetto di Area Strategica d'Affari applicato alle prestazioni: posizionamento e differenziazione;
- Il ciclo di vita del paziente
Perché il marketing sanitario non è sempre e solo vendere (quella è semmai una conseguenza): è ridurre la distanza fra un bisogno di salute e la sua risposta.
Modulo 2 — Deontologia e norme della comunicazione sanitaria
Questo è il modulo che nessun corso generalista di marketing vi darà mai, ma è proprio quello che vi protegge:
- Il quadro normativo della comunicazione sanitaria;
- I confini fra informazione e promozione;
- Il Codice di Deontologia Medica;
- Le competenze degli Ordini;
- La gestione delle recensioni e delle testimonianze;
- Il trattamento dei dati dei pazienti
Un'unità di marketing interna non formata sulla deontologia è un rischio, non una risorsa: le delazioni esterne sono un pericolo costante, le segnalazioni dei pazienti pure, così come il calo della reputazione dovuto ad una cattiva gestione post-visita o post-trattamento (dove si concentra gran parte delle esperienze riportate pubblicamente dai pazienti).
Modulo 3 — Generazione dei contatti
Questo è modulo che serve ad innescare quella che, in gergo tecnico, chiamiamo 'call-to-action', cioè l'azione spontanea, da parte del paziente, che innesca il contatto con la struttura sanitaria.
Nell'ottica del marketing digitale, il modulo comprende principalmente (ma non esclusivamente) quella che viene chiamata lead generation:
- Come nasce un contatto: ricerca organica, contenuti clinici, presenza locale, campagne a pagamento, social;
- Come si legge un rapporto di campagna;
- Che cosa sono impressioni, clic, costo per clic, costo per contatto acquisito;
- Come si riconosce una campagna che sta funzionando da una che sta bruciando budget (non per gestirle tutte in autonomia, ma per saperle giudicare)
Modulo 4 — Acquisizione, qualificazione e conversione
È il cuore del programma, perché è il modulo che forma alle azioni necessarie per tramutare fattivamente un lead in un paziente reale, che si presenta poi in studio.
- Il tempo di risposta e perché è la variabile critica;
- Lo script della prima chiamata e della prima risposta scritta;
- La qualificazione dell'urgenza clinica;
- Il trattamento dell'obiezione economica in un contesto sanitario (che non è quello di un negozio);
- La sequenza dei tentativi della recall;
- La coltivazione del contatto che non ha prenotato;
- La registrazione dell'esito della recall
Modulo 5 — Integrazione con la segreteria e con l'agenda
In questo modulo il marketing smette di essere un ufficio e diventa un processo dello studio:
- Procedure operative scritte, priorità, tempi massimi;
- Attribuzione per branca e per marginalità;
- Gestione dei promemoria, riduzione delle mancate presentazioni, sistema di richiamo dei pazienti, coordinamento con il gestionale in uso
Modulo 6 — Misurazione e controllo
Questo è il modulo che completa il ciclo di acquisizione dei pazienti e dà gli strumenti necessari per valutare l'operato svolto, nonché l'andamento del mercato in relazione al settore di lavoro:
- Quali indicatori guardare, con quale frequenza, e soprattutto quali decisioni prendere in funzione di quali soglie;
- Presentazione razionale e schematica dei risultati ottenuti;
- Valutazione comparata con la media del mercato in relazione alle ASA (Aree Strategiche d'Affari) di pertinenza;
- Costruzione di un cruscotto essenziale, leggibile in dieci minuti a settimana, che il titolare possa usare per governare senza dover entrare nel dettaglio operativo.
Modulo 7 — Affiancamento sul campo
Questo modulo esiste perché l'aula non basta.
Nei mesi successivi alla formazione lavoriamo sui casi reali dello studio: ascoltiamo come vengono gestiti i contatti veri, correggiamo, rivediamo gli script, verifichiamo gli indicatori, e progressivamente riduciamo il nostro intervento fino a renderlo periodico.
L'obiettivo dichiarato del percorso è renderci meno necessari.
Sappiamo che è un argomento commerciale controintuitivo, ma è anche il motivo per cui i clienti che completano questo percorso restano con noi molto più a lungo di quelli che comprano un servizio a pacchetto.
I ruoli che costruiamo: chi fa cosa nell'unità interna
Ogni struttura di marketing interno (e questo vale per qualsiasi azienda, piccola o grande che sia) si dimensiona sulla realtà operativa, che spesso può variare molto anche prendendo in considerazione una singola ASA (Area Strategica d'Affari):
Ecco i tre assetti tipici.
Studio piccolo (fino a 5 persone)
Non esiste un ruolo dedicato: esiste una persona di riferimento (quasi sempre la responsabile di segreteria) formata sull'intero ciclo, con tempi di risposta definiti e un cruscotto minimo.
Il titolare presidia la revisione settimanale, tutto il resto resta esterno.
Studio strutturato o piccolo poliambulatorio (5-15 persone)
Compare una figura part-time o dedicata di coordinamento marketing e front office (Clinic Manager), che governa i contatti, presidia i contenuti, coordina i fornitori esterni e produce la reportistica.
La segreteria opera su procedure scritte, l'esterno mantiene la parte tecnica specialistica e la supervisione.
Poliambulatorio o struttura complessa (oltre 15 persone)
Si costruisce una vera unità di marketing, con un responsabile che risponde alla direzione (Direttore Operativo), una gestione strutturata dei contatti, un presidio dei contenuti clinici in collaborazione con i professionisti, e un sistema di misurazione integrato con il controllo di gestione.
Qui il marketing entra a pieno titolo nel governo economico della struttura, e siede al tavolo con l'amministrazione e con la direzione sanitaria.
In tutti e tre i casi la logica è la stessa: l'esterno non sparisce, cambia ruolo.
Da esecutore che vi consegna un risultato che non sapete valutare, diventa specialista e supervisore di una funzione che è vostra.
Gli indicatori che la vostra unità deve saper leggere
Questi sono i numeri che, a fine percorso, il vostro personale deve saper produrre e interpretare senza chiedere aiuto a nessuno:
- Numero di contatti per canale e loro andamento nel tempo;
- Costo per contatto acquisito, distinto per canale e per prestazione;
- Tempo medio di prima risposta, e percentuale di contatti lavorati entro la soglia definita;
- Tasso di conversione da contatto a prima visita, e da prima visita a piano di cura accettato;
- Tasso di mancata presentazione, complessivo e per professionista;
- Valore medio del paziente acquisito e valore nel ciclo di vita;
- Marginalità per prestazione, per orientare la comunicazione sulle aree che generano davvero margine e non su quelle che generano solo volume;
- Saturazione dell'agenda per professionista e per branca;
- Andamento della componente organica rispetto a quella a pagamento, che è l'indicatore di quanto il patrimonio digitale sta crescendo
Di questi nove numeri, se il vostro studio oggi non è in grado di produrne almeno cinque, non ha un problema di pubblicità: ha un problema di controllo.
Chi vi forma: metodo, credenziali e trasparenza
La formazione vale quanto vale chi la eroga, quindi mettiamo le carte in tavola: le carte sono accademiche, e anche esperienziali.
Il percorso è progettato e condotto dal dott. Giorgio Fiorini, fondatore di Promozione Medica, che dal 2006 (anno della liberalizzazione della comunicazione professionale in Italia) si occupa esclusivamente di marketing sanitario.
Non di marketing in generale con qualche cliente medico: soltanto di sanità, da vent'anni.
Sul piano delle competenze formalizzate in comunicazione d'impresa e management sanitario:
- Master di I livello in Comunicazione d'Impresa;
- Master di I livello in Digital Marketing & Social Media Management;
- MADIMAS — Master di II livello in Direzione e Management delle Aziende Sanitarie;
- Laurea Magistrale in Arti Visive
Sul piano dell'esperienza didattica, l'attività di docenza è iniziata in ambito accademico, con un incarico di insegnamento in Fondamenti di Informatica presso l'Accademia di Belle Arti di Roma, e prosegue oggi nella formazione aziendale rivolta al personale delle strutture sanitarie.
Sul piano della produzione scientifica e didattica, il metodo che insegniamo non è improvvisato: è documentato.
Giorgio Fiorini è autore dello studio longitudinale osservazionale sull'efficacia del digital marketing sanitario nei processi di scalabilità degli studi odontoiatrici, accolto da Dental Cadmos e disponibile in versione preprint su SSRN, oltre che di un white paper sulla scalabilità degli studi odontoiatrici e di un manuale inedito, Fondamenti di Marketing Sanitario, che costituisce la base didattica del percorso formativo descritto in questa pagina.
Sul piano gestionale, infine, non parliamo di teoria vista da fuori: Giorgio Fiorini ricopre il ruolo di direttore gestionale e operativo dello Studio Medico Salus Mea e dello Studio Medico Podologico Piede Sano, e i problemi organizzativi di cui parliamo in questa pagina li affronta ogni giorno anche in prima persona, dall'interno di una struttura sanitaria.
Ed è anche il motivo per cui non promettiamo miracoli: sappiamo esattamente quanto è faticoso far cambiare abitudini a un'organizzazione.
Il modello ibrido e il passaggio di consegne
Una domanda che ci viene fatta spesso, e legittimamente: "Se ci formate, poi non avete più lavoro con noi, quindi dove sta il vostro interesse?"
La risposta è che cambia la natura del rapporto, non la sua esistenza.
Nel modello tradizionale, il rapporto con un fornitore di marketing si regge sull'asimmetria: il fornitore sa, il cliente no, e proprio per questo il cliente non è in grado di valutare ciò che riceve.
È un equilibrio fragile, che dura finché dura la fiducia e che si rompe alla prima delusione, con la conseguente dispersione di tutta la conoscenza accumulata.
Nel modello che proponiamo il cliente diventa competente, e quindi diventa esigente.
Ci chiede cose più difficili, ci contesta i risultati con cognizione di causa, e ci tiene con sé per quello in cui siamo davvero utili: la specializzazione tecnica, la verifica deontologica, la visione esterna, la ricerca, gli interventi straordinari.
È un rapporto più scomodo e molto più solido, ma che ci porta a lavorare con strutture che crescono, invece che con strutture che ci chiamano quando sono in difficoltà.
Concretamente, il passaggio di consegne avviene per gradi: si parte con noi che facciamo e loro che osservano, si passa a loro che fanno e noi che correggiamo, e si arriva a loro che fanno e noi che verifichiamo periodicamente.
Nessuno viene lasciato solo da un giorno all'altro, e nessuno resta dipendente per sempre.
Gli errori più frequenti quando si prova a fare tutto da soli
Chiudiamo questo lungo (ma necessario) articolo con gli errori che vediamo più spesso in chi decide di internalizzare senza un percorso strutturato, perché internalizzare male è peggio che non internalizzare affatto.
- Affidare il marketing al familiare disponibile anziché alla persona adatta e formata: la disponibilità non è una competenza;
- Assumere un giovane "esperto di social" senza dargli né obiettivi, né metodo, né supervisione, e concludere dopo sei mesi che "il marketing non serve";
- Caricare la segreteria di compiti nuovi senza togliere nulla e senza definire priorità: il risultato è che i contatti restano l'ultima cosa della giornata;
- Non definire un tempo massimo di risposta, che è la singola procedura a più alto rendimento fra tutte quelle esistenti;
- Non registrare gli esiti, rendendo impossibile qualsiasi misura e quindi qualsiasi miglioramento;
- Ignorare la formazione deontologica, esponendo la struttura a contestazioni evitabili;
- Confondere l'attività con il risultato: pubblicare tre post a settimana non è un obiettivo, è un compito (che può essere modulato, cambiato, riorganizzato, anche a seconda della stagionalità e dei contenuti prodotti). L'obiettivo è il paziente acquisito;
- Interrompere tutto dopo pochi mesi, quando i canali organici non hanno ancora avuto il tempo di maturare (cosa che solitamente avviene dai 12 ai 36 mesi);
- Tenere il titolare fuori dal processo: la funzione marketing senza presidio della direzione si svuota, ed è documentato anche nelle grandi organizzazioni;
- Non prevedere la sostituzione: se tutta la competenza sta in una sola testa, siete tornati esattamente al punto di partenza, solo con una testa diversa.


Sai cos'è la lead generation?
Parliamone: il primo passo è capire dove state perdendo
Se siete arrivati fin qui, probabilmente avete già riconosciuto la vostra struttura in almeno un paio di paragrafi.
È normale, e non è una colpa: nessuno vi ha mai insegnato queste cose, e nel percorso formativo di un Medico o di un Odontoiatra non c'è un solo esame che le tratti.
Il primo passo che proponiamo è semplice e non impegna a nulla: una sessione di analisi del vostro ciclo di acquisizione, per capire quanti contatti arrivano, come vengono trattati, in quanto tempo, e dove esattamente si perdono.
Quasi sempre, alla fine di quella sessione, il quadro è lo stesso: lo studio non ha un problema di quantità di contatti, ma ha un problema di come vengono trattati quelli che ha già.
Ed è una buona notizia, perché è la parte che si può correggere più in fretta, e senza aumentare di un euro il budget pubblicitario.
FAQ (domande frequenti)
Non coincide necessariamente con un reparto: in uno studio piccolo può essere una sola persona formata sull'intero ciclo, con procedure scritte e indicatori definiti.
La differenza rispetto all'affidamento esterno è che la competenza resta nell'organizzazione e si accumula nel tempo.
Sul piano pratico, la conoscenza accumulata resta nell'organizzazione invece di uscirne quando cambia il fornitore, e le rilevazioni disponibili indicano tempi di esecuzione inferiori e costi di replica esterna significativamente più alti.
La convenienza si manifesta però sul medio-lungo periodo: nel primo anno l'internalizzazione costa di più.
Il costo che non compare in fattura è quello della discontinuità: ogni cambio di fornitore comporta la perdita integrale della conoscenza accumulata sul vostro studio e la necessità di ricostruirla da zero.
A questo si aggiunge il costo, meno visibile, di non essere in grado di valutare ciò che si sta comprando.
Il modello corretto è quello ibrido: interno per le attività quotidiane e specifiche del contesto, esterno per la specializzazione tecnica, la verifica deontologica e lo sguardo esterno periodico.
Ciò che cambia è il ruolo del fornitore, che da esecutore diventa specialista e supervisore di una funzione che appartiene allo studio.
La lead acquisition è la fase di conversione in paziente reale: trasforma quel contatto in un paziente che si presenta effettivamente in studio, attraverso risposta rapida, qualificazione, coltivazione e prenotazione.
Confonderle è l'errore più costoso che si possa fare, perché porta a investire nella prima fase mentre si perde tutto nella seconda.
Lo studio condotto da James Oldroyd con InsideSales.com, presentato nel 2007, rilevò che contattare un lead entro 5 minuti anziché entro 30 rende la probabilità di riuscire a parlarci fino a 100 volte maggiore e quella di qualificarlo 21 volte maggiore.
L'articolo pubblicato dagli stessi autori su Harvard Business Review nel 2011 rilevò inoltre che, su 2.241 aziende analizzate, solo il 37% rispondeva entro un'ora e il 23% non rispondeva affatto.
Ogni contatto ha un costo unitario che lo studio ha già sostenuto: il modo in cui viene trattato nei primi minuti determina il rendimento di quell'investimento.
Uno studio prospettico randomizzato pubblicato nel 2010 sull'American Journal of Medicine ha inoltre documentato che il promemoria effettuato dal personale riduce le mancate presentazioni più efficacemente di quello automatizzato (13,6% contro 17,3%, contro 23,1% in assenza di promemoria).
Quel modello ha funzionato in un mercato non concorrenziale e privo di pressione digitale.
In un mercato in cui la differenza fra convertire e non convertire si misura in minuti, è oggi un limite strutturale.
La parte di formazione frontale è concentrata in poche settimane; la parte che determina davvero il risultato è l'affiancamento sul campo sui casi reali dello studio, che si estende su alcuni mesi con intensità decrescente.
L'obiettivo dichiarato è arrivare all'autonomia operativa dello studio, mantenendo un rapporto di supervisione periodica.
Se le condizioni lo consentono, si può partire formando il personale già presente (se recettivo), ridefinendo priorità e procedure invece di aggiungere compiti.
L'assunzione di una figura dedicata diventa sensata quando la struttura supera una certa dimensione e il volume dei contatti giustifica un presidio a tempo pieno, o quando nell'organigramma interno non vi è alcuna risorsa che può essere efficacemente formata (non tutti gli studi medici hanno a disposizione capitale umano ricettivo, e questo va detto con la massima onestà).
Il personale viene formato sui confini fra comunicazione informativa e promozionale, sul Codice di Deontologia Medica, sulle competenze degli Ordini professionali, sulla gestione delle recensioni e sul trattamento dei dati dei pazienti.
Un'unità di marketing interna non formata sulla deontologia rappresenta un rischio per la struttura, non una risorsa.
In una struttura con più branche il contatto in arrivo non deve solo essere gestito rapidamente, ma anche attribuito alla branca e allo slot corretti, tenendo conto della marginalità delle prestazioni e della saturazione dell'agenda.
In queste realtà l'integrazione fra marketing e segreteria diventa un vero e proprio processo aziendale, che siede al tavolo con l'amministrazione e con la direzione sanitaria.
Il dott. Giorgio Fiorini è il fondatore di Promozione Medica, l'agenzia pubblicitaria con sede a Milano che si occupa esclusivamente del marketing sanitario per Medici Chirurghi ed Odontoiatri.
Laureato in Arti Visive (Vecchio Ordinamento) presso l'Accademia di Belle Arti di Roma, si è perfezionato in Marketing Sanitario già dal 2006, anno in cui anche in Italia è stata permessa la comunicazione sanitaria.
Fautore del Lifelong Learning basato sull'aggiornamento accademico, è in possesso dei Master universitari di I livello in Digital Marketing e Social Media Management, Comunicazione d'Impresa e del Master universitaro di II livello in Direzione e Management delle Aziende Sanitarie (in corso di svolgimento), ed è laureando magistrale in Teorie della Comunicazione presso l'Università Telematica Internazionale Uninettuno.
In Promozione Medica, è l'esperto di Crisis Management, Search Engine Optimization, Persuasive Copywriting, Lead Generation, funneling e Search Engine Advertising.
Perché non ne prendi una TOTALMENTE DIGITALE?
Puoi risparmiare tanti soldi, ed avere un servizio esclusivo integrato con il tuo studio!
Formazione Accademica Continua, per un Lifelong Learning di qualità

Qui a Promozione Medica i titoli contano, ma non per un vezzo fine a sé stesso: perché li consideriamo importanti, parte del nostro continuo percorso di crescita, segno tangibile che c'impegnamo sempre per migliorarci, con la formazione accademica d'eccellenza.
Crediamo molto nel concetto di Lifelong Learning, e pensiamo che la continua formazione di livello terziario sia imprescindibile, specie in un settore, come quello della comunicazione sanitaria, spesso popolato da attori che non possono dimostrare nessun percorso accademico serio di formazione e ricerca.
Ecco perché il dott. Giorgio Fiorini, con tutti i suoi collaboratori, proprio nel concetto di 'formazione continua', impone (e si impone) il costante aggiornamento accademico, con un titolo specialistico conseguito ogni tre anni, proclamato solo da Università e istituti AFAM (Alta Formazione Artistica e Musicale) regolarmente riconosciuti dal MUR.
I Diplomi di Master, sia di I che di II livello, interenti ovviamente alla comunicazione, al marketing, al management e alla sanità (i settori in cui opera Promozione Medica), conseguiti dopo il giusto percorso di studi, sono una dimostrazione importante per i nostri clienti: significa che vogliamo sempre migliorarci, per distribuire informativa sanitaria di alto livello, riconosciuta a livello internazionale.
Una garanzia di qualità, di serietà, di impegno che possiamo dimostrare sempre, a garanzia del nostro operato.
Ci aggiorniamo sempre, per darti il miglior servizio possibile
Le Certificazioni Google ti assicurano che siamo costantemente formati, anno dopo anno, e che ci teniamo sempre aggiornati sui servizi che ti offriamo.
Storie di grandi professionisti della Medicina, che abbiamo costruito assieme
Anche in un mercato ormai molto inflazionato, dove tutti sono in perenne competizione per prendersi l'ultimo cliente, noi abbiamo una nostra etica professionale ben precisa: lavoriamo solo con i migliori.
Perché la Medicità e la sanità sono parti di scienza che dovrebbero essere trattate solo dai migliori.
Siamo quindi orgogliosi di curare e gestire l'immagine professionale di Medici di indiscussa professionalità e competenza, che abbiamo avuto il piacere di guidare verso la necessaria transizione al digitale, o per cui abbiamo svolto tutte le pratiche del Marketing Sanitario utili a migliorare la loro presenza sul mercato, la loro produzione sanitaria e, in generale, a migliorare l'apporto alla loro pazientela.
Perché il nostro fine ultimo è proprio questo: aiutare la Medicina ad aiutare i pazienti, passando proprio per il supporto totale ai Medici, agli studi medici, agli studi odontoiatrici e ai poliambulatori.
Qui c'è un portfolio dei casi più rappresentativi, che abbiamo trattato e risolto con particolare soddisfazione.
Quindi ricorda che...
- Il marketing è una funzione aziendale, esattamente come l'amministrazione: se nel tuo studio non la presidia nessuno, non esiste;
- Le rilevazioni ANA (Association of National Advertisers) documentano la crescita delle strutture di marketing interne dal 42% (2008) al 82% (2023): tutta l'economia sta internalizzando;
- Secondo la WFA, il 66% delle grandi multinazionali ha un'unità interna, con l'efficienza di costo (83%) e la velocità (76%) come motivazioni principali;
- La teoria dei costi di transazione (Coase, Williamson) indica di internalizzare le attività ad alta specificità, frequenza e incertezza: il marketing sanitario le ha tutte e tre;
- Sul lungo periodo l'interno costa meno: le rilevazioni per conto ANA indicano -25% sui tempi e un costo di replica esterna superiore del 60%;
- Ogni cambio di fornitore azzera la conoscenza accumulata sul tuo studio e dunque la sua memoria storica: la competenza interna, invece, si sedimenta e resta;
- Il modello corretto che ogni azienda sanitaria dovrebbe seguire è quello ibrido: interno per il quotidiano, esterno per lo specialistico e per lo sguardo critico;
- Lead generation e lead acquisition non sono la stessa cosa: la prima produce contatti, la seconda produce pazienti;
- Lo studio Oldroyd/InsideSales (2007): contattare a 5 minuti anziché a 30 rende fino a 100 volte più probabile il contatto e 21 volte più probabile la qualificazione;
- Harvard Business Review (2011): su 2.241 aziende, solo il 37% rispondeva entro un'ora e il 23% non rispondeva mai;
- La segreteria è l'ultimo miglio del marketing: è lì che il denaro investito diventa paziente, oppure evapora;
- Il promemoria fatto da una persona riduce le assenze più di quello automatico (13,6% contro 17,3%, contro 23,1% senza promemoria — Am J Med, 2010);
- Il modello patriarcale di uno studio medico (il titolare che decide tutto e supervisiona personalmente qualsiasi processo, anche in cui non è competente) crea collo di bottiglia, personale non autonomo, decisioni per intuizione e un'attività senza valore trasferibile;
- Il contesto moderno del settore medico italiano impone un immediato cambio di rotta rispetto al modello patriarcale: 63.998 odontoiatri iscritti all'Albo (dati FNOMCeO al 2025) e 41,3 miliardi di spesa sanitaria a carico delle famiglie nel 2024 (GIMBE, 22,3% del totale) rendono il settore iper-frammentato e ad alta saturazione;
- Se il tuo studio non sa produrre almeno cinque dei nove indicatori fondamentali del marketing interno, non ha un problema di pubblicità: ha un problema di controllo;
- L'obiettivo di una buona formazione è rendere il formatore meno necessario: chi ti vuole dipendente per sempre non ti sta formando, ti sta vendendo
Portiamo numeri, non chiacchiere
Risultati che parlano da soli, e che possiamo dimostrarti in qualsiasi momento
Articoli generati da un'AI? No, grazie
Tutti gli articoli sanitari presenti in questo sito sono stati scritti da professionisti umani, Medici o informatori sanitari.
Le informazioni sono date secondo i principi di scienza e coscienza, con fonti certe, verificate ed attendibili, senza ausilio di algoritmi generativi.
Nessun articolo è stato scritto, anche parzialmente, da un'intelligenza artificiale generativa.
E c'è di più: non utilizziamo e non utilizzeremo mai nessuna AI per 'generare' qualsiasi nostro contenuto sanitario.
Il motivo è semplice: noi creiamo informazione sanitaria attendibile e verificabile, e non copiamo ed incolliamo lavoro fatto da altri (che non possiamo verificare, e di cui ignoriamo la qualità).
Gli articoli generati dalle AI odierne sono spesso inattendibili, sono troppo generici o troppo prolissi, che copiano, attraverso il data scraping, lavoro già eseguito da altri.
Noi lavoriamo diversamente: nessun nostro prodotto, su qualsiasi media, sarà mai generato da un'AI, ma sarà sempre il frutto (verificabile) del nostro impegno.
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